Finanziaria 2007, omessa istituzione e omessa esibizione del libro matricola e del libro paga

Chiarimenti operativi sull'applicazione delle sanzioni previste dall'art. 1 comma 1178 L. 296/2006

L'art. 1 comma 1178 della Legge finanziaria 2007, ha previsto che l'omessa istituzione e l'omessa esibizione dei libri paga e matricola previsti dagli articoli 20 e 21 del T.U. delle disposizioni per l'assicurazione obbligatoria contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali, di cui al DPR. 30 giugno 1965 n. 1124 e dall'art. 134 del regolamento di cui al R.D. 28 agosto 1924 n. 1422, sono punite con la sanzione amministrativa da euro 4.000 a euro 12.000.

Occorre sottolineare che fin dalla prima formulazione della nuova normativa sono subito sorti problemi circa l'interpretazione delle espressioni "omessa istituzione" e "omessa esibizione" delle scritture. Tale problematica, sulla base di quanto disposto da una recente circolare del Ministero del Lavoro, è stata in parte risolta, in quanto ad oggi si possono individuare le singole fattispecie previste dalla legge, e distinguerle da altre violazioni di minore importanza.

A) L'omessa istituzione del libro matricola e paga: è l'ipotesi in cui il datore di lavoro sia del tutto sprovvisto di tali documenti, ovvero abbia in uso documenti non vidimati dagli Istituti previdenziali o non dichiarati conformi all'originale da parte del Consulente del lavoro, da altro professionista abilitato o dallo stesso datore di lavoro.
L'ipotesi di omessa istituzione (il non aver mai istituito i libri o il non averli mai fatti vidimare), và tenuta distinta dall'ipotesi in cui vi siano mere irregolarità nella tenuta degli stessi, ad esempio quando la data di vidimazione risulti posteriore rispetto alla data di assunzione del primo lavoratore iscritto; tale fattispecie, infatti, andrà considerata come un caso di irregolare tenuta dei libri, punita con la sanzione da euro 625 a euro 3.850 (per soggetti assicurati INAIL), e da euro 125 a euro 750 (per soggetti non assicurati INAIL).

B) L'omessa esibizione del libro matricola e paga: tale fattispecie trova come presupposto normativo l'art. 21 DPR. 1124/1965, a norma del quale il libro paga e quello di matricola debbono essere presentati nel luogo in cui si esegue il lavoro ad ogni richiesta, agli incaricati dell'Istituto assicuratore: a tal fine i libri non possono essere rimossi, neanche temporaneamente dal luogo di lavoro.
La finanziaria ha indicato espressamente la fattispecie dell'omessa esibizione che, distinta dall'ipotesi della rimozione dei libri, consiste in una condotta, dolosa o colposa, volta a non consentire all'organo di vigilanza di effettuare la verifica sulla regolare costituzione dei rapporti di lavoro. A questo riguardo il Ministero del Lavoro ha chiarito che tale fattispecie omissiva non si configura qualora il personale di vigilanza possa, attraverso l'esame di altra idonea documentazione (in particolare attraverso la comunicazione preventiva di assunzione), effettuare nel corso dell'accesso ispettivo la verifica sulla regolare costituzione del rapporto lavorativo.
Tale precisazione assume un rilievo importantissimo in quanto, nel momento in cui dovesse intervenire un'ispezione e non si fosse in grado di esibire i libri matricola e paga, ma si fosse in grado di dimostrare con altra idonea documentazione la regolarità dei rapporti lavorativi instaurati, si incorrerebbe nella semplice fattispecie di mera rimozione degli stessi, sanzionata con la sanzione da euro 625 a euro 3.850 (per soggetti assicurati INAIL), e da euro 125 a euro 750 (per soggetti non assicurati INAIL).
Una problematica importante è quella riguardante il luogo in cui devono essere tenuti i libri, in quanto l'art. 21 del DPR. 1124/1965 prevede espressamente che gli stessi debbano essere conservati "nel luogo in cui si esegue il lavoro".
Molto spesso, tuttavia, nei casi in cui l'azienda abbia più unità produttive o di breve durata, come avviene frequentemente nel campo dell'edilizia, è materialmente impossibile esibire i libri obbligatori che, di fatto, vengono poi conservati unicamente presso la sede legale dell'impresa. Diverse erano le interpretazioni e i comportamenti da parte del personale ispettivo che, non di rado, sanzionava l'impresa nel caso fossero presenti in cantiere soltanto copie fotostatiche dei libri obbligatori.
Con la circolare del Ministero del Lavoro viene chiarito anche questo aspetto, in quanto si ritiene che gli originali dei libri matricola e paga possano essere tenuti presso la sede legale dell'impresa che provvederà invece a tenere, presso ciascun luogo in cui si esegue il lavoro, una copia (anche fotostatica e per estratto) di tale documentazione, dichiarata conforme all'originale.
Tale conformità potrà essere dichiarata dal professionista di cui si avvale il datore di lavoro (es. consulente del lavoro o altro professionista di cui alla Legge 12/1979), anche se tale documentazione in originale non sia in suo possesso al momento dell'ispezione, oppure anche direttamente dal datore di lavoro, nel caso in cui lo stesso personalmente gestisca il proprio personale aziendale.
Eventuali difformità tra gli originali e le copie, saranno sanzionate come illecito di irregolare tenuta dei libri, punito con la sanzione da euro 625 a euro 3.850 (per soggetti assicurati INAIL), e da euro 125 a euro 750 (per soggetti non assicurati INAIL).

Per quanto riguarda le sanzioni applicabili, è da ritenersi che nel caso di omessa istituzione dei libri, la sanzione (da euro 4.000 a euro 12.000) sarà applicata per ciascun libro non istituito, mentre nel caso di omessa esibizione, stante la diversa ratio della norma volta unicamente a consentire il controllo sulla correttezza dei rapporti di lavoro instaurati, sarà applicata una sola sanzione (non per ogni libro). Infine si sottolinea che il Ministero ha comunicato al personale ispettivo che, per le eventuali sanzioni comminate in relazione a procedure avviate dopo il 1 gennaio 2007, aventi ad oggetto l'omessa istituzione e/o esibizione dei libri matricola e paga, che non siano conformi alle predette linee operative, si debba procedere ad archiviazione.
In mancanza, pertanto, vi è la possibilità di impugnare le sanzioni irrogate da parte del personale ispettivo.